Intégration Sharepoint et Dynamics 365

Configurer l’intégration entre SharePoint et Dynamics 365

Microsoft fourni une intégration native de SharePoint dans Microsoft Dynamics 365.

Quels sont les avantages à activer cette intégration :

  • SharePoint est une excellente GED (Gestion Électronique des Documents)
    Il se peut même que vous utilisez déjà SharePoint, alors aucune hésitation possible

  • Bien plus d’espace de stockage disponible
    Plus besoin de s’inquiéter des capacités de stockage Common Data Service ni des coûts supplémentaires
1,69€ le Go au mois pour du stockage de fichier supplémentaire (Prix au 01/09/21)

Pré-requis

Assurez vous qu’Office 365 et Dynamics 365 soit dans la même organisation

Méthodologie d’intégration de Sharepoint dans Dynamics 365

Dans un premier temps, nous allons indiquer à Dynamics où se trouve le site SharePoint

  • Connectez vous en tant qu’Administrateur et accédez aux Paramètres Avancés
Accès aux Paramètres avancés de Dynamics 365
  • Ouvrez les Paramètres et choisissez Gestion des documents
Gestion des documents
  • Puis choisissez l’option Activer l’intégration SharePoint basée sur un serveur
  • Sur la popup qui s’affiche, quelques petites informations. Cliquez sur Suivant
  • Indiquez maintenant si votre SharePoint est En Ligne ou Local, et cliquez sur Suivant
  • Dans le cas d’un SharePoint En Ligne, vous devez maintenant indiquer l’URL sur site SharePoint, et cliquez sur Suivant
    Vous pouvez simplement copier l’url de votre site SharePoint lorsque vous l’ouvrez dans un navigateur
  • Sur la page suivante, la validation de votre site devrait se passer sans trop de problème. Cliquez alors sur Terminer

Parfait, place maintenant à la deuxième partie. Nous allons indiquer à Dynamics quelles entités doivent stocker les informations dans SharePoint

  • Allez maintenant dans les Paramètres de gestion des documents
  • Dans la popup qui s’affiche, choisissez les entités qui selon vous, aurons à stocker des documents et remettez l’URL du site SharePoint, et cliquez sur Suivant
  • Vous devez maintenant définir la structure des dossiers.
    • Si vous ne cochez pas la case Basé sur l’entité:
      • Les dossiers ne seront pas automatiquement créés
    • Si vous cochez la case Basé sur l’entité et choisissez Comptes:
      • La structure de dossier commencera par le nom du compte. Toutes les autres entités auront leur sous-dossiers liés au compte.
    • Si vous cochez la case Basé sur l’entité et choisissez Contact:
      • La structure de dossier commencera par le nom du contact.
  • Maintenant vous devez attendre que le système créé les dossiers.

Voilà, l’intégration est terminée

Vous le verrez, votre bouton Enregistrer dans Dynamics a été remplacé par Enregistrer dans SharePoint

Et les fichiers sont bien sûr accessible dans votre Compte

Dernier point:

Faite attention aux permissions d’accès. Cette intégration ne réplique pas les permissions mises en place du côté de Microsoft Dynamics. Vous devez donc les répliquer.

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